Política de Privacidad (Política de Tratamiento de Información)

‍ABKA COLOMBIA S.A.S., persona jurídica identificada con NIT 900.110.649-6, con domicilio en Av. 5 Norte # 29A N – 57, Cali, Valle del Cauca (Colombia) y sitio web abka.co, en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), adopta la presente Política de Tratamiento de Información (en adelante, la “Política”), que contiene las directrices generales para proteger a los titulares cuyos datos personales sean recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos y/o en general tratados por la compañía.


Esta Política busca garantizar la seguridad y la debida protección de los datos personales, preservando la dignidad humana de los titulares y asegurando el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.
Contenido
1. Destinatarios
2. Titulares, datos y finalidades
3. Disposiciones normativas
4. Definiciones
5. Obligaciones
6. Estructura administrativa sobre protección y tratamiento de datos
7. Principios para el tratamiento de datos personales
7.1 Principios relacionados con la recolección
7.2 Principios relacionados con el uso
7.3 Principios relacionados con la calidad
7.4 Principios relacionados con la protección, acceso y circulación
8. Derechos de los titulares
9. Procedimiento para ejercer derechos (PQR/Habeas Data)
10. Acciones previas a quejas ante la SIC
11. Deberes de ABKA COLOMBIA S.A.S. como responsable (y cuando actúa como encargado)
12. Niveles y medidas de seguridad
13.Videovigilancia
14. Aviso de privacidad
15. Vigencia de bases de datos
16. Modificación y/o actualización de la Política

1. Destinatarios
‍Esta Política aplica a todas las personas naturales cuyos datos personales reposen en las bases de datos de ABKA COLOMBIA S.A.S. (en adelante, “ABKA”).

2. Titulares, datos y finalidades
Para el normal desarrollo del objeto social, la relación con sus grupos de interés y el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, ABKA realiza tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de datos personales de los siguientes titulares y categorías de datos :

‍Titulares y categorías de datos personales (ejemplos no taxativos)

Clientes: nombre y apellido, número de identificación, NIT (cuando aplique), dirección, ciudad de residencia, teléfonos de contacto (personal/corporativo), correo electrónico (personal/corporativo), imágenes de video (cuando visiten instalaciones), firma manuscrita.

‍Proveedores y contratistas: nombre y apellido, número de identificación, NIT, dirección, ciudad, teléfonos, correos electrónicos (personal/corporativo), imágenes de video.

‍Empleados: identificación, datos de contacto, estado civil, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, cargo, tipo de contrato, salario, formación y experiencia, referencias, imágenes (fotográficas y de video), firma manuscrita.

‍Aspirantes a empleo y aprendices: identificación, datos de contacto, formación académica, experiencia laboral, referencias, estado civil, imágenes (fotográficas y de video), firma.

‍Visitantes: identificación (cuando se requiera para registro de acceso), imágenes de video.

‍Socios/accionistas: identificación (cuando aplique para el vínculo societario), imágenes de video en sedes.

‍Finalidades (agrupadas)

Servicio y relacionamiento: gestión de PQR; atención al cliente; soporte posventa; fidelización y encuestas de satisfacción; gestión de solicitudes, quejas, reclamos o felicitaciones.

‍Gestión comercial y de marketing: contacto comercial; envío de información publicitaria o informativa sobre productos y servicios propios o de aliados; administración de historiales comerciales; análisis de consumo y riesgo; facturación; recaudo y cartera.

‍Gestión contable, fiscal y administrativa: soporte de operaciones de compra/venta; control de inventarios; registros contables; soportar declaraciones tributarias; cuentas por pagar y por cobrar; archivo físico y digital.

‍Gestión de proveedores y contratistas: registro, homologación, verificación de riesgos, cumplimiento contractual.

‍Gestión de talento humano: procesos de selección, contratación, administración de nómina y beneficios, seguridad y salud en el trabajo, formación.

‍Seguridad y control: control de acceso físico, videovigilancia, seguridad de personas, bienes e instalaciones, trazabilidad de visitantes.

‍Cumplimiento y auditoría: atención de autoridades; atención de organismos de control; soporte de auditorías internas y externas; gestión de fraudes, cumplimiento y riesgos.

‍Transmisión/transferencia de datos: nacional o internacional a encargados o responsables para la correcta operación y cumplimiento de finalidades (según artículos 26 Ley 1581 y 2.2.2.25.5.2 del D. 1074/2015), incluida la prestación de servicios de infraestructura tecnológica (cloud/hosting), soporte, mesa de ayuda, mensajería y contact center.

‍Compartición y circulación (cuando aplique):
ABKA podrá compartir datos con entidades vinculadas, aliadas o con las que exista relación contractual, así como con encargados y subencargados para las finalidades aquí descritas; acceder a bases de datos públicas o privadas en términos de ley; y consultar/reportar información financiera conforme a la Ley 1266 de 2008 (si aplica). En todo caso, se exigirá el cumplimiento de medidas de seguridad y confidencialidad.


3. Disposiciones normativas
‍
-Constitución Política (art. 15).
-Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.
-Decreto 1074 de 2015 (Sección Protección de Datos Personales).
-Instrucciones de la SIC (p. ej., Circular Externa 02 de 2015) y lineamientos sobre Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).


4. Definiciones

Se adoptan las definiciones de Autorización, Base de Datos, Cesión de Base de Datos, Consulta, Dato Personal (público, privado, semiprivado y sensible), Responsable, Encargado, Subencargado, Titular, Transmisión/Transferencia nacional e internacional, Tratamiento, Reclamo, NNA, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

5. Obligaciones

Esta Política es de estricto cumplimiento para directivos, colaboradores, contratistas, proveedores, aliados y terceros que obren en nombre de ABKA o traten datos por disposición de la compañía como encargados o subencargados. Todos deben guardar confidencialidad incluso después de terminada la relación contractual. Cualquier potencial incumplimiento podrá reportarse por los canales del numeral 9.

6. Estructura administrativa sobre protección y tratamiento de datos

‍ABKA establece los siguientes roles internos (podrán estar unificados o delegados según el tamaño y estructura):

- Órgano aprobador de la Política
- Órgano supervisor del Sistema de Protección de Datos
- Oficial de Protección de Datos (DPO/O-PDP)
- Líder de TIC / Seguridad de la Información
- Líder de Consultas y Reclamos (Habeas Data)
- Líder de Gestión Humana
- Líder Jurídico
- Líder de Archivos Físicos

7. Principios para el tratamiento de datos personales

‍7.1 Recolección
Legalidad; finalidad; libertad (consentimiento previo, expreso e informado); minimización (datos adecuados, pertinentes y no excesivos); veracidad/actualización; no incompatibilidad de fines (salvo fines históricos/estadísticos/científicos permitidos).
Datos sensibles: autorización explícita, carácter facultativo, medidas reforzadas de seguridad.
Datos de NNA: interés superior, autorización de representante, participación según madurez, carácter facultativo para preguntas sensibles.

7.2 Uso
Finalidad específica e informada; temporalidad (conservación por el tiempo necesario legal/contractual); no discriminación.

‍7.3 Calidad
Veracidad, integridad, actualización, comprensibilidad; prohibición de tratar datos parciales/inexactos que induzcan a error.

‍7.4 Protección, acceso y circulación
Seguridad (medidas técnicas, humanas y administrativas), transparencia (acceso del titular), acceso restringido y circulación restringida (solo titular, autorizados, órdenes judiciales/legales; controles de acceso en medios digitales). Confidencialidad durante y después de la relación.

8. Derechos de los titulares

Entre otros: conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; revocar la autorización cuando proceda; ser informado del uso; presentar consultas y reclamos; acceso gratuito al menos una vez al mes o cuando existan cambios sustanciales de la Política. Pueden ejercerlos: el titular; causahabientes; representante o apoderado; por estipulación a favor de otro; y, para NNA, por sus representantes.

9. Procedimiento para ejercer derechos (PQR / Habeas Data)

‍Canales de comunicación oficiales de ABKA:

Dirección: Av. 5 Norte # 29A N – 57, Cali, Valle del Cauca – Colombia
‍Sitio web: abka.co
‍Correo electrónico de contacto: info@abkacolombia.com
‍Teléfono (Cali): (602) 387 7070 / 524 7002

Para radicar consultas (acceso) o reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria), el titular (o su representante) debe acreditar identidad y/o representación. Cuando se radique por correo electrónico, adjuntar copia ampliada del documento de identidad (y poder, si aplica). Si actúa una persona jurídica, adjuntar certificado de existencia y representación y documento del apoderado.

‍Términos (Ley 1581 y D. 1074/2015):

Consultas: hasta 10 días hábiles. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha (no superior a 5 días hábiles adicionales).
‍Reclamos: ABKA dispondrá de 2 días hábiles para requerir ajustes si el reclamo está incompleto; el titular tiene 2 meses para subsanar. El término para resolver es de 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles adicionales previa justificación. Se registrará “reclamo en trámite” en la base de datos cuando aplique.

Las solicitudes de organismos de control/autoridades deben indicar competencia, finalidad y norma habilitante (no aplica exigencia frente a autoridad judicial).

10. Acciones previas a quejas ante la SIC

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe agotar el trámite de consulta o reclamo ante ABKA por los canales del numeral 9.

11. Deberes de ABKA COLOMBIA S.A.S.

‍11.1 Respecto del titular
Solicitar y conservar autorizaciones; informar finalidades y derechos; garantizar hábeas data; informar el uso; tramitar consultas y reclamos.

‍11.2 Calidad, seguridad y confidencialidad
Mantener información veraz, completa y actualizada; conservarla bajo condiciones de seguridad; implementar políticas y controles de confidencialidad, integridad y disponibilidad; actualizar y rectificar cuando proceda.

‍11.3 Cuando actúe mediante encargados/subencargados
Divulgar esta Política a encargados; suministrar solo datos autorizados; asegurar veracidad/actualización; comunicar novedades y rectificaciones; exigir condiciones de seguridad y privacidad; marcar “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” cuando aplique.

‍11.4 Respecto de la SIC
Reportar incidentes de seguridad que comprometan la información personal, conforme a los lineamientos de la SIC; atender instrucciones y requerimientos; cumplir obligaciones de RNBD cuando aplique.

‍11.5 Cuando obre como encargado
Verificar que el responsable esté autorizado; garantizar hábeas data; custodiar con seguridad; actualizar/rectificar/suprimir oportunamente; registrar leyendas (“reclamo en trámite” / “información en discusión judicial”); restringir acceso a autorizados; reportar incidentes de seguridad a la SIC.

12. Niveles y medidas de seguridad

‍ABKA mantiene un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información proporcional al riesgo, que incluye controles técnicos (control de accesos, cifrado en tránsito/almacenamiento cuando aplique, backups, hardening, registros de auditoría), organizacionales (políticas, acuerdos de confidencialidad, segregación de funciones, gestión de proveedores) y operativos (clasificación de información, retención y disposición, pruebas de continuidad).

13. Videovigilancia

‍ABKA utiliza circuitos de videovigilancia en áreas internas y externas de sus instalaciones para fines de seguridad. Se señaliza la existencia de cámaras. No se ubican en lugares que afecten la intimidad. Las imágenes se tratan conforme a finalidades legítimas, por el tiempo necesario y con acceso restringido.

14. Aviso de privacidad

‍ABKA cuenta con Aviso de Privacidad conforme al artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015. Podrá consultarse a través de los canales del numeral 9.

15. Vigencia de bases de datos

Como Responsable, ABKA conservará los datos por el tiempo necesario para cumplir finalidades, obligaciones legales/contractuales y defensa de intereses legítimos, sin perjuicio de los derechos de supresión del titular y órdenes de autoridad.
Cuando actúe como Encargado, la vigencia se sujetará a las instrucciones del Responsable.

16. Modificación y/o actualización de la Política

Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente por los medios habituales de contacto (correo electrónico o publicación en el sitio web). Cuando el cambio implique nueva finalidad, se solicitará nueva autorización del titular.Fecha de aprobación: 27 de octubre de 2025 por el Órgano Aprobador de Política de ABKA COLOMBIA S.A.S.
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La presente Política entra en vigencia a los 10 días calendario siguientes a su publicación en los canales oficiales de ABKA y sustituye versiones anteriores.

‍ABKA COLOMBIA S.A.S.
NIT: 900.110.649-6
Dirección: Av. 5 Norte # 29A N – 57, Cali – Valle del Cauca, Colombia
Sitio web: abka.co | Correo: info@abkacolombia.com | Tel.: (602) 387 7070 / 524 7002
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